03Modul · IT-Asset-Management
Jedes Gerät, jede Lizenz,
jeder Zugang im Blick.
knooing begleitet ein Gerät von der Bestellung über die Ausgabe bis zum Entsorgungsnachweis. Die installierte Software kommt aus Intune oder Configuration Manager und läuft in eine Lizenzbilanz, die Unterlizenzierung meldet und Einsparungen beziffert. Verträge, Garantien und Wartung meldet knooing den Verantwortlichen rechtzeitig vor Ablauf.
Was dieses Modul leistet
Vom Wareneingang bis zum Entsorgungsnachweis.
01Geräte
Jede Ausgabe mit Grund, jede Rücknahme mit Zustand.
Die Übersicht zeigt, wer auf ein Gerät wartet, was zurückkommen muss und ob das Lager reicht. Geräte geben Sie direkt aus einer Anforderung oder als Ersatz zu einer Störung aus, der Vorgang ist der Beleg. Mitarbeitende sehen ihre Geräte im Portal und bestätigen dort den Erhalt.
- Übersicht mit Warteschlange, Rückgaben, Lager gegen Bedarf und Fälligem der nächsten 90 Tage
- Ausgabe aus Anforderung oder Störung, auf Wunsch erst nach Freigabe
- Im Portal: Erhalt bestätigen, Gerät anfordern, offene Vorgänge je Gerät
- Leihgeräte mit Rückgabefrist, Inventur mit Kamera, Handscanner, RFID oder NFC
02Lizenzbilanz
Unterlizenzierung erkennen, bevor der Hersteller prüft.
Die installierte Software holt knooing aus Microsoft Intune oder Configuration Manager oder aus einer Inventarliste. Die Lizenzbilanz stellt den Verbrauch je Produkt den gekauften Lizenzen gegenüber und meldet, was fehlt. Täglich prüft knooing außerdem, ob Lizenzen knapp werden oder ein Los bald ausläuft.
- Zustände unterlizenziert, ausgeglichen, überlizenziert und unbekannt je Produkt
- Funde für fehlende Lizenzen mit Benachrichtigung der Zuständigen
- Metriken je Gerät, Named User, Concurrent User sowie Kerne und PVU mit Herstellerregeln
- Autorisierungsliste: Software erlauben, einschränken oder verbieten
03Lizenzoptimierung
Einsparungen mit Rechenweg, nicht mit Schätzung.
knooing schlägt konkrete Schritte vor: Lizenzen zurück in den Pool, Menge zum nächsten Kündigungstermin senken, Lizenzmodell wechseln oder herabstufen. Jeder Vorschlag nennt Menge, Preis und Frist. Ungenutzte Software erkennt knooing aus der letzten Nutzung und fragt vor dem Entfernen die Person am Gerät.
- Vier Vorschlagsarten mit Einsparung je Jahr
- Letzte Nutzung aus Configuration Manager oder aus Anmeldungen in Microsoft Entra ID
- Rückgewinnung mit Rückfrage an die Person und Bestätigung der Deinstallation
- Auditnachweis als Lizenzbericht, später unverändert wieder vorlegbar
04SaaS und Cloud
Bezahlte Zugänge finden, die niemand nutzt.
Sie führen Ihre SaaS- und Cloud-Abonnements mit Abrechnung und gekauften Lizenzen. Die Benutzerliste des Anbieters lesen Sie als Datei ein, knooing zeigt je Zugang die Nutzung und listet ungenutzte Zugänge. Bestätigte Kosten verteilt knooing auf Organisationseinheiten und Services.
- Import der Benutzerliste als CSV oder Excel, jeder Import bleibt als Nachweis erhalten
- Ungenutzte Zugänge nach einstellbarer Inaktivität, Vorgabe 90 Tage
- Lizenz entziehen oder Zugang bewusst behalten, mit Begründung und Frist
- Kostenverteilung je Organisationseinheit und Service, als CSV mit Nachweis
Dokumentation
So funktioniert es im Detail.
Anleitung
Lebenszyklus eines Geräts verfolgen: von der Bestellung bis zur Rückgabe
Schritt für Schritt durch den Lebenszyklus eines Geräts: den Wareneingang buchen, das Gerät ausgeben, es als defekt zurücknehmen, nach der Reparatur wieder einsatzbereit melden und alles im Lebenslauf nachlesen.
7 min Lesezeit
Anleitung
Meine Geräte und Meine Software im Portal ansehen und Störungen melden
Im Mitarbeiterportal sehen, welche Geräte, Lizenzen und installierte Software Ihnen zugeordnet sind, den Erhalt bestätigen und zu einem Gerät oder Programm eine Störung melden.
5 min Lesezeit
Anleitung
Softwareverteilung anbinden: Geräte, Software, Freigaben und Nutzung aus Intune oder Configuration Manager
Schritt für Schritt zur automatischen Softwareliste: die Verbindung zu Microsoft Intune oder Configuration Manager einrichten, bei Intune die Freigaben aus verteilten Apps und die Nutzung aus Anmeldungen einschalten, testen, speichern und den ersten Abgleich starten.
8 min Lesezeit
Anleitung
Lizenzbilanz auswerten: Übersicht, Zustände und Auditnachweis
Schritt für Schritt zur Auswertung aller Lizenzen: die Übersicht aktualisieren, die Zustände lesen, Vorwarnungen verstehen, fehlende Angaben finden und einen festen Stand als Auditnachweis ablegen.
7 min Lesezeit
Anleitung
Nicht lizenzierte Software erkennen: Programme ohne Lizenz und Lizenz-Überhang auflösen
Schritt für Schritt zu Software, für die Lizenzen fehlen: den Hinweis in der Lizenzbilanz öffnen, die Lizenzfunde im Reiter Autorisierung lesen, für lizenzpflichtige Programme Lose anlegen und lizenzfreie Programme als kein Verstoß schließen.
9 min Lesezeit
Anleitung
Lizenzen optimieren: Vorschläge mit Einsparung und Frist nutzen
Schritt für Schritt zu konkreten Einsparungen: die Optimierungsvorschläge lesen, den Rechenweg prüfen, die Frist zum Vertragstermin nutzen und erlaubte Herabstufungen festlegen.
6 min Lesezeit
Dokumentation
SaaS und Cloud im Überblick: Abonnements, Zugänge, ungenutzte Lizenzen und Kosten
Was die Seite SaaS und Cloud zeigt, wie die Arbeit abläuft, was die Zustände eines Zugangs bedeuten und welche Rechte Sie brauchen.
8 min Lesezeit
Anleitung
Fristen und Vorwarnungen einstellen: wie früh knooing vor einem Termin warnt
Schritt für Schritt zu passenden Vorwarnungen: die Vorläufe für Support- und Lebensende, Vertragsende, Kündigungstag, Garantie- und Wartungsende festlegen, speichern und bei Bedarf auf die Vorgaben zurücksetzen.
4 min Lesezeit
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